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Antes de começar, gostaria de colocar aqui uma frase que é quase uma prévia de tudo que direi adiante:
“Tudo é uma questão de prioridades. Se você não tem tempo para algo, é porque já traçou suas prioridades lá atrás, fez suas escolhas e talvez nem tenha percebido.”
Romulo M. Cholewa
Terras e tempo deixaram de fabricar há muitos anos.
O tempo é o mesmo para quaisquer indivíduos que povoam a terra ou qualquer outro lugar. Se houver vida fora do nosso planeta, o tempo será provavelmente o mesmo para eles, medidos de alguma outra forma que faça sentido no contexto deles.
O tempo é não gerenciável.
E nem adianta argumentar usando como base Einstein, a teoria da relatividade e coisas do gênero. Na nossa realidade interpessoal do dia a dia, onde as velocidades são baixas o suficiente para não alterar a relação espaço-tempo, o dia continua com vinte e quatro horas.
Isso.
Aceite.
Ele tem lastro absoluto e não há como ter mais horas no dia.
Não há banco de horas. Desperdiçou? Já era.
Há, sim, como definir prioridades.
Entretanto, há quem afirme que o tempo é relativo. De fato, a nossa representação e interpretação do tempo pode variar, assim como a nossa representação da realidade objetiva. O tempo é reconhecido pelos nossos canais representacionais (visual, auditivo e cinestésico, que inclui os demais) e interpretado pelo cérebro. Inúmeros fatores podem alterar essa percepção: para onde vão mesmo os 5 minutinhos da soneca do despertador pela manhã? Ficar um minuto embaixo de uma ducha morna agradável ou 60 segundos dentro de uma piscina gelada nos dá uma boa ideia do fenômeno.
E se eu disser a você que é possível usar isso ao nosso favor? A nossa produtividade está diretamente ligada ao quanto conseguimos fazer por fração de tempo. Se organizarmos nossas tarefas e focarmos no resultado, o tempo será melhor aproveitado e parecerá dilatar-se. Se ficamos ociosos ou mal planejados, teremos a sensação de que o tempo passou rápido e… Não deu tempo! Prestar atenção e focar também é desafiante, em um mundo onde…
Tudo luta por nossa atenção, o tempo todo.
Permitam-me uma pausa e um parágrafo para destacar essa afirmação, pois ela não só é poderosa como tem influência na vida de todos, muito além do que imaginamos. O mundo hoje é construído para atrair a nossa atenção: seja na rua, em casa, na TV, na Internet, no celular, em TODOS os lugares. A moeda do mundo hoje não é dinheiro, é tempo! A forma com a qual se tira essa moeda do seu bolso é através da sua atenção. As maiores empresas do mundo hoje negociam essa moeda.
Como tomar o controle de volta?
Calendarize
Existem duas coisas fundamentais em qualquer plano de gestão de prioridades: identificar com o quê o seu tempo está sendo gasto e quanto tempo levam as atividades que deseja desempenhar. A melhor forma de se medir as duas é calendarizando.
A técnica é simples e consiste tão e somente em anotar todos os seus compromissos em um calendário, com as durações estimadas. Ao executá-los, perceba qual o tempo máximo que você usa para cada tarefa. Lembre-se de anotar também coisas que parecem fúteis, inúteis ou sem sentido, como o tempo que você leva para se deslocar para um compromisso, o tempo que demora para se arrumar ao acordar, estacionar o carro, fazer cada refeição, lanchar, tomar café, dormir, fumar um cigarro e assim por diante. Se possível, anote até o tempo que dedica às redes sociais, seja no celular ou computador. Você irá se surpreender.
Não há outra forma de identificar onde você investe seu tempo sem fazer isso. Pode parecer ridículo anotar quanto tempo se leva pra comer, mas no final, fará sentido, pois o dia só tem 24 horas e não há como lutar contra. Calendarizar fará toda a diferença na sua vida a partir do momento em que se tornar um hábito. Visualizar onde seu tempo está indo lhe renderá boas risadas e insights.
Ferramentas
Eu recomendo usar uma ferramenta eletrônica para anotar suas atividades. Hoje em dia, qualquer celular possui calendário que sincroniza com contas online. Se você usa Apple (iPhone, iPad), pode acessar sua agenda online no site iCloud. Se você usa Android, sua agenda também estará sincronizada com o GMail. Alterações feitas na sua agenda online serão imediatamente sincronizadas com seu celular e vice-versa. Eu particularmente me sinto mais confortável em montar minha agenda no PC/Desktop e deixar apenas as pequenas correções e adições pontuais para o celular. A título de curiosidade, uso o Outlook, sincronizado com uma conta Office365.
Também uso um app chamado Hurry para Android, além da agenda. Ele permite uma visão em contagem regressiva muito útil para eventos mais importantes. Para visualizar a agenda de forma mais fácil na área de trabalho do aparelho, uso outro app (widget) chamado Event Flow.
Entretanto, anotar, organizar e acompanhar a agenda é apenas o primeiro passo e pode ser feito até em papel ou numa agenda convencional. Existem alguns fatores e abordagens que podem ajudar a realizar as tarefas mais rápido, além de organizá-las.
Rotina
Manter uma rotina ajuda muito na administração das prioridades. Além de tornar o que for possível mais previsível, a repetição é a mãe da excelência e isso fará com que tarefas sejam executadas mais rapidamente. Acorde no mesmo horário, assim como tomar café da manhã, almoçar e quaisquer outras atividades que sejam passíveis de padronização.
Evite Fazer Mais de Uma Coisa Por Vez
Você se acha a pessoa mais produtiva do universo porque consegue fazer múltiplas coisas ao mesmo tempo? Sorry amigo. Pode parecer brincadeira, mas existem inúmeros estudos que comprovam que a nossa eficiência cai até 40% ao alternar entre tarefas. Em outras palavras, fazer mais de uma coisa fará com que você consuma mais tempo e opere quase que na metade da velocidade, além de aumentar muito as chances de erro. Não caia na tentação de ficar chaveando entre tarefas ou na pressão do chefe, trabalho ou prazos. Você comprovadamente será mais eficiente ao focar em uma tarefa por vez.
Telas e mais Telas: Redes Sociais, Celulares, Alertas…
Os três itens a seguir estão intimamente ligados. São eles:
Redes Sociais
Sem sombra de dúvidas, o maior buraco negro de tempo da humanidade hoje chama-se rede social. A quantidade de tempo que dedicamos a elas, frente à sua utilidade, é uma razão indefensável. A não ser que você trabalhe diretamente com isso, não há razão para checar seu status e as mensagens dos amigos a cada 5 minutos. Isso tira mais seu foco do que alternar entre tarefas e destrói sua produtividade. Coloque em sua agenda um horário para interagir com as redes sociais.
Evite o Celular
Quando afirmo isso, é no sentido de deixá-lo relegado à sua função de falar e ser ouvido, diretamente desatrelado do uso de redes sociais. Apagá-las do aparelho pode ser drástico demais para alguns, mas sua produtividade pipocará imediatamente. Se não quer chegar a esse ponto, desligue os alertas. Mais adiante.
Ainda, Adam Alter, psicólogo, aborda o tema nesse TED maravilhoso que afirma que há uma tendência de CEOs, CIOs e altos gestores de empresas de tecnologia limitarem o seu uso em casa, junto aos seus filhos, permitindo que eles interajam socialmente com outras pessoas de forma presencial. O tempo que as “telinhas” retiram do nosso dia é assustador.
Alertas e Mais Alertas
Quando recebemos uma mensagem e ouvimos o alerta no celular, smartwatch ou notebook, desktop, laptop, tablet e etc., acionamos o centro de recompensa do nosso cérebro. Isso é um processo documentado e estudado e que leva ao vício. Estamos presos aos nossos celulares por causa desse motivo e existe até nome para essa síndrome: FoMO (Fear of missing Out ou medo de perder algo). Deixe os aparelhos e seu smartwatch configurados para alertá-lo apenas para aquilo que, de fato, merece, e não para cada curtida no Facebook, no Instagram e mensagens de cada grupo do WhatsApp. Novamente, agende suas interações com as redes sociais e com e-mail.
Planeje a Semana Posterior
Uma excelente prática é organizar a semana seguinte. À medida em que você começa a ter ciência das atividades que devem ser realizadas na próxima semana, coloque-as no calendário. Reserve talvez uma ou duas horas na tarde da sexta para organizar a agenda da semana seguinte, incluindo todas as atividades, como reuniões, refeições, academia, tempo estimado de deslocamento e etc.
Diga Não
Uma atividade que demora mais do que o esperado consome tempo de outra. Não há como recuperar esse tempo e ele prejudicará algo que já estava planejado. Se você não se organiza, não consegue dizer quanto tempo suas atividades tomam do seu tempo e não consegue dizer não ao que sai do planejamento, não pode reclamar nem justificar que está sem tempo. Lembre-se, ao afirmar que não tem tempo, é porque você já tomou a decisão de priorizar outra tarefa ou atividade. Se desejou substituir uma pela outra, por que então a tarefa substituída foi parar na sua agenda em primeiro lugar?
Quero finalizar com o excepcional TED de Laura Vanderkam, onde ela faz uma afirmação poderosa:
“Nós não construímos as vidas que queremos economizando tempo. Nos construímos as vidas que queremos E o tempo se ajustará.”
Laura Wanderkam, no TEDWomen 2016
Ela fez um trabalho com dezenas de executivos com agenda assustadoramente ocupada e conta a história de uma mulher que teve que lidar com um equipamento de arrefecimento quebrado em casa. Foi ao todo 7 horas de dedicação para consertar o que estava quebrado e livrar-se da inundação.
Se perguntassem a essa executiva na semana anterior se ela teria uma hora por dia para fazer exercícios, a resposta seria não. Mas diante da contenção, ela foi capaz de ajustar o seu tempo em torno do que era necessário fazer para dirimir a emergência e continuar com sua agenda usual. Em outras palavras, tudo é uma questão de prioridade, o que nos remete à primeira frase do texto.
Devemos parar de dizer que não temos tempo para algo, mas sim que temos tempo para o que queremos fazer (o que, de fato, acaba acontecendo), de forma consciente e passar a escolher melhor. Devemos sim, encher nossa agenda com nossas escolhas e parar de nos iludir. As ferramentas e técnicas que apresentei aqui funcionam muito bem para ajudar você a identificar para aonde seu tempo está indo e economizá-lo aqui e ali. Entretanto, serão suas escolhas que colocarão o que você quer na sua agenda. O próximo passo é seu.
“Eu não tenho tempo = não é uma prioridade.”
Laura Wanderkam, no TEDWomen 2016